Dertig werknemers van Topaz Zorggroep Leiden werkten vanmorgen online in groepen (Zoom) voor hun kwartaalbijeenkomst. De deelnemers werken op verschillende locaties en zien elkaar niet veel. De nieuwe coördinator wil meer verbinding en inspraak.
Ik ontwierp de online bijeenkomst, trainde de host, presenters en chat moderator, assisteerde bij de uitvoering die werd uitgevoerd door medewerkers.
Iedereen kreeg vooraf een zakje bonbons opgestuurd. Dat werd gewaardeerd.
Het thema van deze online dialoog/crowdsourcing sessie was: „Hoe gaat het met (online) samenwerken, uitwisselen, communicatie, afstemmen en sociale contacten in het werk tijdens Corona? En wat kunnen we verbeteren?
De digitale geletterdheid van de deelnemers kende grote verschillen, maar in een half uur hebben we de basics uitgelegd van de techniek en is afgesproken dat we elkaar helpen tijdens het groepswerk.
We hebben veel tijd genomen voor het socialiseren, want deelnemers kennen elkaar niet allemaal. Eerst een kwartier microfoon open/dicht en drie mensen die anderen welkom heten en nieuwsgierige vragen stellen. Een ice-breaker om los te komen en een poll als overgang naar het thema.
We gebruikten de methodiek van de „waarderende dialoog” gecombineerd met crowdsourcing methodieken om ervaringen uit te wisselen, visie te ontwikkelen en tot concrete stappen voor actie te komen. Deze methode is meerdere malen effectief en leuk gebleken.
Aan het eind van de ochtend zijn er 5 groepen mensen die een verbindend gesprek met elkaar hebben gehad en zijn er 5 digitale notitie borden waar ervaringen, wensen en tips voor verbetering opstaan. De notities worden geëxporteerd en gebundeld. De organisatie en deelnemers gaan met deze oogst aan de gang met verbeteren.
Een kleine drie uur hebben we online gewerkt. Niemand zijn we kwijt geraakt, niemand is in slaap gevallen. We hebben vier vrijwilligers die de komende online kwartaalbijeenkomsten helpen voorbereiden. Zelfs iemand die zichzelf had aangemerkt als "digibeet". Er was ook een groep die na de sluiting van de sessie nog drie kwartier doorging.
Een duidelijke structuur van werken en maximaal eigenaarschap van deelnemers zijn belangrijke succesfactoren.
Na de online sessie gaan deelnemers naar een online onbewoond eiland om te lunchen.
De reacties:
"Erg fijn om zo in groepje te praten.
6 was net wat veel voor een lopend gesprek. Ik zou voor 4 of 5 kiezen.
Fijn om van elkaar te weten waar ze mee bezig zijn. ook leuk om informeel even met elkaar te praten en te lachen!
Mooie vorm, goede gesprekken, mooie ideeën
Fijn te horen hoe het met collega's gaat en waar men mee bezig is. Leuke ideeën, openheid en vertrouwen ervaren
Veel gehoord en samen tot ideeën gekomen.
Realiseer mijzelf naar aanleiding van de input van de anderen dat we ons moeten gaan organiseren op locatieniveau. De communicatieproblemen worden door thuiswerken groter
leuk, zinvol leuk om de collega's van de andere afdelingen weer te zien. alweer gestimuleerd om na deze bijeenkomst contact met een collega op te nemen over een onderwerp
Heel fijn om met jou samen te werken"
Bedankt medewerkers van Topaz Zorggroep!
Francisca Frenks
Photo by Jessica Loaiza on Unsplash
